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Protección de datos (V)
Una de las principales obligaciones es notificar la creación de los ficheros al Registro de la Agencia Española de Protección de DatosEn este artÃculo trataremos de aclarar algunos conceptos relacionados con una de las obligaciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD): la inscripción de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos (RGPD).
El artÃculo 3 de la LOPD define como fichero "todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso". Es decir, quedan englobadas en esta definición desde las fichas del personal que trabaja en la clÃnica hasta los historiales clÃnicos o las imágenes radiológicas de los pacientes, por ejemplo.
Están obligados a notificar la creación, modificación o supresión de ficheros para su inscripción en el RGPD aquellas personas fÃsicas o jurÃdicas, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que procedan a la creación de ficheros que contengan datos de carácter personal y decidan sobre la finalidad y el uso que se va a hacer de estos. A continuación, el RGPD inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles. La inscripción de ficheros no tiene ningún tipo de coste. Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) mediante la solicitud de modificación o de supresión de la inscripción según corresponda.
Hay que señalar que, si no se notifica la existencia de un fichero, se puede incurrir en falta leve o grave dependiendo de las circunstancias que señala el artÃculo 44 de la LOPD.
Plazos de inscripción
La entrada en vigor de la LOPD fue el 14 de enero de 2000 y, según la naturaleza de los ficheros, se establecieron diferentes fechas para su inscripción en el RGPD.
-Ficheros informatizados creados antes del 15 de enero de 2000: 14 de enero de 2003.
-Ficheros en soporte papel creados antes del 15 de enero de 2000: 24 de octubre de 2007.
-Ficheros creados a partir del 15 de enero de 2000: inscripción efectiva antes de su uso.
Al margen de estos plazos, cabe recordar que, desde el mismo momento de la creación del fichero, ya se debe facilitar al afectado la posibilidad de que pueda ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Por otra parte, el sistema de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA), aprobado mediante Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos de 12 de julio de 2006 (BOE núm. 181 de 31 de julio de 2006), permite a los responsables de ficheros:
- Cumplir con la obligación que la LOPD establece de notificar sus ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos a través de una herramienta que le informa y asesora acerca de los requerimientos de la notificación.
- Presentar sus notificaciones a través de Internet con y sin firma electrónica.
- Presentar sus notificaciones en otros soportes: informático o papel.
- Realizar notificaciones precumplimentadas de forma simplificada.
- Conocer el estado de tramitación de las notificaciones remitidas a través de Internet, mediante certificado de firma electrónica o mediante el código de envÃo generado por el formulario electrónico.
- Consultar el contenido completo de la inscripción de sus ficheros en la web de la Agencia.
Lea los anteriores artÃculos de la serie Protección de datos:
Protección de datos (I)
El próximo año habrá concluido el último plazo marcado por la LOPD tanto para los ficheros en soporte informatizado como en papel
www.infomed.es/noticias/ficha_noticia.asp?Id=152&Lista=No
Protección de datos (II)
Los afectados por el tratamiento de sus datos personales están asistidos por una serie de derechos que deben ser preservados por el personal de la clÃnica
www.infomed.es/noticias/ficha_noticia.asp?Id=379&Lista=No
Protección de datos (III)
El tercer artÃculo de la serie de Infomed Dental sobre la LOPD ofrece a los lectores un glosario de términos para entender mejor la Ley
www.infomed.es/noticias/ficha_noticia.asp?Id=383&Lista=No
Protección de datos (IV)
El nuevo artÃculo sobre la LOPD recoge las medidas de seguridad que deben adoptar las clÃnicas dentales para cumplir con la legislación
www.infomed.es/noticias/ficha_noticia.asp?Id=385&Lista=No
Para más información:
PRODASA (Protección de Datos Sanitarios)
Teléfono: 902 012 302
E-mail:
prodasa@prodasa.es
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